한 번에 거래 성사시키는 이메일 작성법

제안서, 견적서 발송 등 영업할 때 빠뜨릴 수 없는 것이 바로 이메일이다. 이메일 하나만 잘 써도 두 번 일할 것을 한 번에 할 수도 있으며, 중요한 제안을 성사시킬 수도 있다.

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이메일은 비즈니스 소통의 표준처럼 여겨지며, 요즘 비대면 시대가 도래하기 훨씬 전부터 이미 온라인 커뮤니케이션 채널로서 엄청난 역할을 해왔다. 그런데 어쩌면 우리는 이메일을 너무 흔하게 쓰다 보니 그 중요성을 깜박 잊고 사는 것 같다. 이메일은 과연 어떻게 써야 할까? 시중에 여러 가지 이메일 작성에 관한 노하우가 공개되어 있지만, 필자가 그동안 회사 생활을 하면서 혹은 사업을 하면서 실제로 느꼈던 이메일 작성법에 관한 노하우를 몇 가지 밝히고자 한다. 

 1. 한 통을 보내도 그 사람만 위해 써야한다

이메일을 보낼 때 최고의 기술은, 다름 아닌 수신자 그 사람만을 위한 이메일을 쓰는 것이다. 이론의 여지가 없다. 하나의 이메일을 한 사람에게 쓰는 것이 원칙이다. 많은 경우에 하나의 이메일을 여러 사람에게 보낸다. 복사하기 붙여넣기는 절대 금물이다. 앞으로는 Copy & Paste를 하지 말자고 맹세하는 것이 좋겠다. 그 이유는 간단하다. 스팸으로 분류되지 않기 위해서다. 사람의 눈은 정확하고 빠르다. 대충 봐도 이 메시지가 스팸인지 아닌지는 단 몇 초 만에 드러난다. 사전에 스팸 메일이란 불특정 다수에 무차별적으로 발송하는 홍보 목적의 이메일이라고 나와 있다. 그러니 ‘복붙’을 하는 순간 우리의 이메일은 자연스럽게 스팸으로 분류될 것이다. 비즈니스를 하다 보면 아예 안 할 수는 없겠지만, 중요한 제안을 할 때는 해서는 안 된다. 

 2. 상대방 이야기로 시작하자

복사하기 붙여넣기를 하지 않고 이메일을 쓴다고 한번 상상을 해 보자. 어떤 일이 벌어질까? 복붙을 하지 않는다면 무슨 내용을 써야할 지 다소 막연해질 수 있다. 무슨 말을 써야 할까 고민하다가 비슷비슷한 말과 글로 채워지게 되고 말꼬리와 어투만 다를 뿐 내용은 같아지게 될 것이다. 결국 복붙과 다름이 없다. 이럴 때는 상대방의 이야기로 시작하는 것이 좋다. 상대방의 비즈니스 현황, 업계 생태계의 변화 등 나의 이메일을 받는 사람의 이야기를 하는 것이다. 그들이 하는 일과 프로세스를 먼저 이야기해 주어야 한다. 그러려면 그 사람 혹은 그 회사에 대한 조사와 연구를 해야 할 것이다. 이 말은 어쩌면 너무 당연한데, 어떤 제안을 할 때 단순히 우리 제품이나 서비스가 이렇다 저렇다 말하는 것 보다는 상대방이 겪고 있는 애로사항을 이야기한 다음에 그것과 연결되는 우리 제품이나 서비스를 소개하는 것이 정석이기 때문이다. 이렇게 마음을 먹으면 ‘복붙’은 하고 싶어도 할 수 없게 된다.

3. 반드시 하나의 Call-to-Action을 던져라

필자도 수많은 제안 이메일을 받는다. 강연과 멘토링 요청, 컨설팅 의뢰는 물론 인재 영업 부탁이나 유튜브 출연 혹은 협찬 광고 제안에 관한 이메일을 받는다. 이럴 때 약간 직업병처럼 안타깝게 느낄 때가 있는데, 바로 이메일 내용 중에 콜투액션(Call-To-Action)이 없을 때다. ‘콜투액션’이란 상대방에게 어떤 행동을 유도하는 짧은 문구 혹은 요청을 말한다. 애초에 이메일을 보낼 때는 어떤 목적이 있었을 것이다. 그렇다면 그 목적을 달성해야 한다. 두루뭉술하게 설명만 잘 한다고 될 일이 아니다. 아무리 좋은 제안 내용이라도 상대방이 어떤 액션을 취할 수 있도록 소위 멍석을 깔아주고 명확한 지침(요구사항이라고 쓰고 지침이라고 읽는다.)을 내려 주는 것이 좋다. 그렇지 않으면 이메일을 읽는 상대방은 ‘내가 무엇을 해야 하지?’ ‘나보고 어쩌란 말이지?’ 라며 행동을 망설일 수밖에 없다. 막연하지 않고 명확하게, 딱 떨어지게 요청하자. 그것이 콜투액션이다.

 4. 이메일 보냈으면 꼭 전화를 걸자

이메일을 보내도 답이 없다고 푸념하는 분들이 많은데 만일 그런 문제로 고민이 많다면, 이메일을 보내고 나서 반드시 전화를 걸도록 하자. 경험상 아무리 좋은 제안 내용이라도 이메일 만으로 비즈니스가 성사되는 경우는 많이 보지 못했다. 그 이유는 사람의 특성 때문이다. 제안이 아무리 좋아도 고객들은 먼저 다가서기 보다는 지는 척하며 제안을 받아들인다. 이는 갑의 지위를 누리고 싶은 본능이다. 그러니 이메일만 달랑 보내고 하염없이 기다려 봐야 고객의 응답을 받을 확률은 낮다. 앞으로는 이메일만 보내지 말고 다음 날 즈음에 슬쩍 전화를 걸어서 이메일을 받았는지, 받았으면 내용은 읽었는지 물어보자. 부끄러워할 필요가 없다. 단도직입적으로 물어보면 된다. 운 좋게도 고객의 반응이 적극적이라면 전화를 건 김에 클로즈까지 할 수도 있을 것이다. 전화도 한 번 가지고는 안 된다. 시간을 두고 지속적으로 팔로업(follow-up)하는 것이 바람직하다.

글 _ 유장준 / 진행 _ 장여진